Zarządca może reprezentować wspólnotę mieszkaniową w postępowaniu przed sądem, wyłącznie wtedy, gdy zostanie upoważniony do takich czynności.

Kwestia uprawnień zarządcy w zakresie wykonywania czynności związanych z zarządzaniem nieruchomością wspólną była wielokrotnie przedmiotem orzecznictwa i to zarówno sądów powszechnych, jak i administracyjnych. Wątpliwości budziło czy są one tożsame z kompetencjami zarządu wspólnoty mieszkaniowej, pozornie odpowiedź na to pytanie wydawała się dość oczywista skoro zgodnie z art. 33 ustawy o własności lokali: „W razie powierzenia zarządu osobie fizycznej lub prawnej, w trybie przewidzianym w art. 18 ust. 1, w braku odmiennych postanowień umowy, stosuje się odpowiednio przepisy niniejszego rozdziału.” To na ten przepis powołał się Sąd Najwyższy uzasadniając postanowienie z dnia 14.09.2005 roku (sygn. akt: III CZP 62/05) , gdy wyraził zapatrywanie, iż wobec braku odmiennych postanowień umowy lub uchwały,  o których mowa w art. 18 ust. 1 i ust. 2a ustawy o własności lokali, należy, w związku z  brzmieniem art. 33 ustawy o własności lokali,  odpowiednio stosować art. 21 ust. 2 ustawy dla określenia kompetencji zarządcy. Art. 33 ustawy o własności lokali miałby być w takiej sytuacji  podstawą: „dla przyjęcia stanowiska, zgodnie z którym zarządca nieruchomości wspólnej, ustanowiony na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z 1994 r., może występować w imieniu właścicieli lokali tworzących wspólnotę mieszkaniową (art.6 ustawy)."

Jednak w kolejnych orzeczeniach Sąd Najwyższy takiego poglądu nie podzielił, w uchwale z dnia 21 stycznia 2009 roku (sygn. III CZP 129/08)wskazał, cytowany przepis art. 33 uwl przesądza co prawda o reprezentacji wspólnoty mieszkaniowej przez zarządcę, jednak wyłącznie  „przy dokonywaniu czynności materialno prawnych, nie dotyczy on natomiast przedstawicielstwa procesowego".

W latach  następnych  taka właśnie linia orzecznictwa się już ugruntowała, należy bowiem odróżnić, jak o wskazywano w kolejnych judykatach, na zasadniczą różnicę pomiędzy organem wspólnoty mieszkaniowej a jej pełnomocnikiem.

Kompetencje zarządu wynikają wprost z ustawy, jego działania to działania jednostki, którą reprezentuje, czyli wspólnoty mieszkaniowej, natomiast źródłem uprawnień zarządcy, który jest jej pełnomocnikiem jest czynność prawna – umowa właścicieli. Ta różnica skutkuje konsekwencjami, m.in. w zakresie zdolności do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej w postępowaniu przed sądem. Jak to wskazał NSA uzasadniając postanowienie z dnia 14.10.2016 r., sygnatura akt: II OZ 1145/16: „gdy zarząd nieruchomością wspólną zostanie powierzony zarządcy, to zakres jego upoważnienia do działania w imieniu właścicieli lokali wynika z treści postanowień umowy lub uchwały właścicieli przewidzianych w art. 18 ust. 1 i 2a ustawy o własności lokali, więc zarządca nie może reprezentować wspólnoty mieszkaniowej przed sądem, jeżeli nie legitymuje się odpowiednim pełnomocnictwem albo też stosowne upoważnienie nie znalazło się w umowie o określeniu zarządu bądź uchwale o zmianie tej umowy. Zarządca zatem, jako podmiot zewnętrzny (odrębny od wspólnoty mieszkaniowej), wymaga osobnego umocowania do występowania w sądzie, które może stanowić element umowy o powierzeniu zarządu nieruchomością wspólną.”

Orzeczenie powyższe zapadło w związku z zażaleniem wspólnoty mieszkaniowej, która zaskarżyła postanowienie WSA odrzucające jej skargę na decyzję organu administracyjnego.

Sąd uznał, że skarżąca nie była należycie reprezentowana, ponieważ nie przedstawiła mimo wezwania do uzupełniania braków formalnych dokumentu wskazującego na prawidłowe umocowanie zarządcy występującego w jej imieniu, który udzielił dalszego pełnomocnictwa radcy prawnemu.

Wspólnota przedłożyła bowiem  umowę ustanowienia i sprzedaży odrębnej własności lokalu zawartą w formie aktu notarialnego wskazując, iż określona została w niej forma zarządu nieruchomością wspólną przez powierzenie jej osobie prawnej. Natomiast kolejną uchwałą zarząd nieruchomością wspólną został powierzony nowemu zarządcy i  w konsekwencji zrezygnowano z formy zarządu właścicielskiego. Zdaniem skarżącej w tej sytuacji zarządca kieruje działalnością wspólnoty oraz jest umocowany do jej reprezentowania na zewnątrz również przed sądem administracyjnym, stosownie do przepisów ustawy o własności lokali.

Naczelny Sąd Administracyjny takiej argumentacji nie podzielił, ponieważ z przedstawionych dokumentów wynikało, że właściciele powierzyli zarząd nieruchomością zarządcy, ale zawierały one nie upoważnienia do reprezentowania wspólnoty mieszkaniowej przed sądem. Zarządca winien bowiem wykazać umocowanie do występowania w imieniu wspólnoty przed sądami administracyjnymi, ponieważ nie może reprezentować wspólnoty mieszkaniowej przed sądem, jeżeli nie legitymuje się odpowiednim pełnomocnictwem albo też stosowne upoważnienie nie znalazło się w umowie o określeniu zarządu bądź uchwale o zmianie tej umowy. W odróżnieniu bowiem od reprezentacji przez organ, zarządca nie działa jako wspólnota mieszkaniowa, gdyż pomiędzy nią a tymże zarządcą istnieje dodatkowe ogniwo, którym jest oświadczenie woli o udzieleniu pełnomocnictwa. NSA powołał się na uchwałę Sądu Najwyższego z dnia 21 stycznia 2009 r., sygn. akt III CZP 129/08, w której podkreślono, że uprawnienie zarządu w znaczeniu podmiotowym do reprezentowania wspólnoty płynie z samej uchwały powołującej ten organ i znajduje uzasadnienie w teorii organów osoby prawnej (art. 38 w zw. z art. 33 (1) Kodeksu cywilnego, podczas gdy zarządca w rozumieniu art. 18 ustawy o własności lokali jest tylko przedstawicielem wspólnoty i dla umocowania do działania w jej imieniu potrzebuje pełnomocnictwa. Ponadto, jak podniesiono w ww. uchwale, w art. 33 ustawy o własności lokali, zawierającym odesłanie do przepisów regulujących zarząd nieruchomością wspólną, w tym do art. 21 ust. 1, mowa jest o reprezentacji wspólnoty przy dokonywaniu czynności materialno prawnych, nie dotyczy natomiast przedstawicielstwa procesowego. Zakres upoważnienia zarządcy do działania w imieniu wspólnoty obejmuje tylko sprawy zwykłego zarządu, samo jednak upoważnienie musi wynikać z umowy lub uchwały. W braku stosownych postanowień umowy lub uchwały nie można przy zastosowaniu art. 21 ust. 1 i art. 33 ustawy o własności lokali określić zakresu umocowania zarządcy. (por. uzasad. postanowienia NSA z dnia 21.01.2009 r., sygn. akt: III CZP 129/08).